Khách walk-in là nhịp sống của rất nhiều barbershop. Đó cũng là nơi mọi thứ bắt đầu rối: khách đứng chen ở cửa, không ai chắc ai kế tiếp, hai thợ cùng gọi một khách, và một ông đã chờ 40 phút bỏ đi.

Chuyện đó không liên quan gì tới tay nghề cắt tóc. Nó là chuyện quản lý hàng chờ. Dưới đây là cách làm.

Vì sao khách walk-in dễ gây rối

Phần lớn rắc rối với khách walk-in đến từ vài chỗ hổng giống nhau:

  • Không có hàng chờ rõ ràng. Khách không biết mình đứng thứ mấy, nên cứ lảng vảng, hỏi tới hỏi lui, hoặc bỏ về.
  • Không có luật chia turn. Thợ cãi nhau tới lượt ai, và lúc nào cũng có người thấy mình bị thiệt.
  • Không báo giờ chờ thật. "Chắc không lâu đâu" thành ra một tiếng, và khách không quay lại nữa.
  • Khách hẹn đụng khách walk-in. Thợ nhận một khách walk-in năm phút trước khi khách hẹn của mình tới.
  • Ai cũng tới cùng một lúc. 11 giờ sáng thứ Bảy mà số thợ vẫn như 2 giờ chiều thứ Ba.

Sửa được năm chỗ này là phần lớn sự lộn xộn biến mất.

1. Cho hàng chờ hiện rõ

Việc đầu tiên là có một hàng chờ duy nhất mà ai cũng thấy.

  • Cho khách check-in khi tới. Ngày vắng thì tờ giấy kẹp cũng được. Mã QR ở cửa hay máy tính bảng trên quầy thì tốt hơn, vì khách tự ghi tên và tiệm không bị sót.
  • Hiện hàng chờ lên. Đặt trên một màn hình hay máy tính bảng mà thợ đứng ở ghế cũng thấy. Thợ làm xong là biết ngay ai kế tiếp, không cần hỏi.
  • Ghi khách muốn làm gì. Cắt, viền tóc hay tỉa râu. Nhờ vậy dễ ước giờ chờ và chọn đúng thợ.

Khi hàng chờ hiện rõ, khách thôi hỏi "còn mấy người nữa?" và thợ thôi đoán. (Xem thêm cách thiết lập trong bài hệ thống check-in barbershop và xếp hàng khách walk-in.)

2. Ghi rõ luật chia turn

"Tới lượt ai?" là chuyện gây cãi nhau nhiều nhất trong barbershop. Hãy chốt một lần, ghi ra giấy:

  • Thợ rảnh kế tiếp: khách walk-in kế tiếp vào thợ rảnh kế tiếp trong vòng xoay.
  • Khách chỉ định thợ: khách muốn làm với một thợ nào đó thì chờ đúng thợ đó, và tính là turn của thợ đó.
  • Dịch vụ nhanh: quyết định viền tóc hay tỉa râu tính thế nào. Nhiều tiệm tính là half turn, để thợ làm việc nhanh không bị tụt lại hay vượt lên.
  • Nghỉ giải lao: thợ ra ngoài ăn trưa thì giữ nguyên chỗ, hoặc xuống cuối vòng. Chọn một cách.
  • Khách quen tới không hẹn: khách quen vào mà không đặt lịch thì vẫn xếp hàng như mọi người. Công bằng là công bằng.

Dán luật ở chỗ thợ nào cũng thấy, và để số turn hiện rõ suốt ngày. Khi ai cũng thấy mỗi thợ đã cắt bao nhiêu khách, chuyện cãi nhau gần như hết. Một bảng chia turn chung sẽ đếm giùm bạn.

3. Báo giờ chờ thật

Khách sẵn sàng chờ. Điều họ không bỏ qua là phải chờ gấp đôi số thời gian bạn đã nói.

Cách ước tính đơn giản:

Giờ chờ ≈ (số người đang chờ × thời gian cắt trung bình) ÷ số thợ đang làm

6 người đang chờ, mỗi lần cắt 30 phút, 3 thợ: khoảng một tiếng. Làm tròn lên, đừng làm tròn xuống.

Vài thói quen nên có:

  • Báo ngay khi khách check-in, đừng đợi 20 phút sau.
  • Cho khách ra ngoài chờ. Khách đi mua đồ ăn rồi quay lại vui hơn nhiều so với ngồi kẹt trên ghế. Xin số điện thoại để gọi hay nhắn khi gần tới lượt.
  • Nói thẳng khi chờ quá lâu. "Hôm nay chờ khoảng 90 phút. Anh có muốn đặt giờ ngày mai không?" giữ được khách dù mất lần cắt hôm nay.

4. Xếp khách walk-in chung với khách hẹn mà không đụng nhau

Phần lớn tiệm cuối cùng đều có cả hai. Ba cách để không đụng nhau:

Cách làm Làm thế nào Hợp với
Thợ chuyên khách hẹn Một thợ chỉ nhận khách hẹn, các thợ còn lại nhận walk-in Tiệm có một hai thợ kín lịch hẹn
Giờ cố định Buổi sáng nhận khách hẹn, buổi chiều nhận walk-in (hoặc ngược lại) Tiệm có giờ đông dễ đoán
Luật bỏ qua Khi giao khách walk-in, bỏ qua thợ có khách hẹn trong 30 phút tới Tiệm mà thợ nào cũng nhận cả hai

Chọn cách nào thì hàng chờ walk-in cũng phải biết ai đang có hẹn. Thợ có khách hẹn lúc 3 giờ thì không nên nhận một khách fade lúc 2 giờ 45.

5. Xếp đủ thợ cho giờ cao điểm

Xem tiệm thật sự đông vào lúc nào. Với phần lớn barbershop, đó là cuối buổi sáng tới đầu giờ chiều thứ Bảy, và các ngày thường sau giờ tan làm.

  • Đếm số khách check-in theo giờ trong vài tuần. Thường là nhìn vào sẽ thấy ngay quy luật.
  • Cho đủ thợ vào giờ cao điểm, và bớt thợ vào những khoảng vắng.
  • Xếp giờ nghỉ so le để không bao giờ mất hai ghế cùng lúc giữa giờ đông.
  • Làm nhanh dịch vụ nhanh. Giờ cao điểm, viền tóc không nên chiếm cả 45 phút.

6. Giữ cho ghế luôn quay

Mỗi chút chậm trễ giữa hai khách cộng lại thành nhiều trong một ngày đông:

  • Niêm yết giá để không ai giữ hàng chỉ để hỏi giá.
  • Tính tiền thật nhanh. Chạm thẻ và một màn hình tip nhanh gọn hơn đếm tiền thối.
  • Cho khách kế tiếp chuẩn bị sẵn. Khi thợ sắp xong, người kế tiếp nên đã đứng dậy chờ cạnh ghế.

7. Biến khách walk-in thành khách quen có đặt lịch

Có những khách walk-in rất sẵn lòng đặt lịch nếu dễ dàng. Mỗi người đặt lịch là bớt một người trong hàng chờ thứ Bảy.

  • Đưa link đặt lịch lúc tính tiền: "Lần sau anh đặt giờ ở đây cho khỏi chờ."
  • Gắn link vào bio Instagram và trang Google của tiệm. (Xem cách thêm link đặt lịch vào Instagram.)
  • Vẫn luôn chào đón khách walk-in. Mục tiêu là hàng chờ êm hơn, không phải từ chối khách.

Checklist cho thứ Bảy đông khách

  • ✅ Chỗ check-in sẵn sàng (mã QR ở cửa, máy tính bảng trên quầy)
  • ✅ Hàng chờ hiện rõ cho mọi thợ
  • ✅ Dán luật chia turn, gồm khách chỉ định thợ, half turn và giờ nghỉ
  • ✅ Đủ thợ cho giờ cao điểm, giờ nghỉ xếp so le
  • ✅ Hàng chờ walk-in biết thợ nào có khách hẹn
  • ✅ Sẵn cách ước giờ chờ để báo khách khi check-in
  • ✅ Sẵn link đặt lịch cho khách muốn quay lại sau

SupaDay quản lý hàng chờ walk-in thế nào

SupaDay được làm cho những tiệm sống nhờ khách walk-in:

  • Khách tự check-in: khách quét mã QR ở cửa hoặc bấm trên máy tính bảng, rồi chọn thợ hoặc "thợ rảnh kế tiếp".
  • Một hàng chờ chung: khách walk-in hiện lên bảng chia turn ngay khi check-in, cả tiệm thấy ai kế tiếp.
  • Chia turn công bằng: vòng xoay trực tiếp, có half turn, thợ nghỉ vẫn giữ chỗ, và đếm số khách mỗi thợ đã cắt trong ngày.
  • Khách hẹn chung một chỗ: đặt lịch online cho khách quen, có tin nhắn nhắc lịch, để khách walk-in và khách hẹn chung một lịch.

Gói Grow là $14 mỗi thợ một tháng, tối đa $99, nên tiệm 4 ghế trả $56. Đang so sánh các lựa chọn? Xem phần mềm barbershop tốt nhất cho walk-in và Booksy, Squire hay theCut: app nào tốt cho barber.

Kết luận

Một barbershop đông khách walk-in không cần thêm ghế bằng cần một hàng chờ tốt hơn. Cho hàng chờ hiện rõ, ghi rõ luật chia turn, báo khách giờ chờ thật, không để khách hẹn đụng khách walk-in, và xếp đủ thợ cho giờ cao điểm. Làm được vậy, thứ Bảy sẽ thôi là ngày hỗn loạn. Xem SupaDay hoạt động thế nào cho barbershop →