Bài này mô tả cấu trúc rủi ro nói chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Con số cụ thể tuỳ vụ và tuỳ tiểu bang. Nếu nghĩ tiệm mình có rủi ro, nói chuyện với kế toán hoặc luật sư lao động trước khi làm gì khác.
Không phải một hoá đơn, mà là nhiều
Đa số chủ tiệm hình dung chuyện này là vấn đề thuế — thiếu thuế payroll thì đóng bù. Phần đó có thật, nhưng thường là phần nhỏ hơn.
Truy thu thuế payroll. Phần Social Security và Medicare chủ đáng lẽ phải đóng (7.65% trên lương), cộng phần đáng lẽ phải khấu trừ của thợ. Tiền lãi tính từ lúc đáng lẽ phải đóng.
Lương tối thiểu chưa trả. Theo luật FLSA, mức sàn tính theo từng tuần làm việc — không tính trung bình cả tháng hay cả năm. Thợ ăn chia mà tuần đó ế có thể đã rớt dưới lương tối thiểu ngay tuần đó, dù cả năm kiếm khá. Mỗi tuần như vậy là một vi phạm riêng. Chỗ này làm nhiều người bất ngờ, mà tiệm nail walk-in thì mùa ế mùa đông khách rõ rệt, nên số tuần đó không ít.
Overtime chưa trả. Quá 40 tiếng một tuần thì thường phải trả gấp rưỡi. Để thợ dạng nhà thầu thì gần như chắc chắn không ai tính giờ, không ai trả overtime. Mà không có sổ ghi giờ thì tiệm ở thế yếu — khi chủ không có giấy tờ, con số thợ ước lượng hợp lý thường được chấp nhận.
Tiền phạt bồi thường. Đây là cái nhân đôi mà ít ai lường. Theo FLSA, chủ bị xác định thiếu lương có thể phải trả thêm một khoản bằng đúng số lương thiếu — tức gấp đôi. Có thể tránh được nếu chứng minh được thiện chí và có căn cứ hợp lý, nhưng "cả ngành ai cũng làm vậy" không phải lý lẽ mạnh.
Phạt của tiểu bang. Thường nặng hơn liên bang. Có tiểu bang phạt theo từng thợ từng kỳ lương, nên với tiệm tám thợ trong hai năm thì con số nhân lên rất nhanh. Vài tiểu bang cũng truy ngược xa hơn mức 2–3 năm của liên bang.
Bảo hiểm tai nạn lao động. Thợ để dạng nhà thầu mà bị thương, không có bảo hiểm, thì tiệm có thể lãnh thẳng, cộng thêm phạt vì không mua bảo hiểm bắt buộc.
Truy ngược bao xa
| Loại khiếu nại | Thời hạn thường gặp |
|---|---|
| Khiếu nại lương theo FLSA | 2 năm, hoặc 3 năm nếu cố ý |
| Khiếu nại lương theo tiểu bang | Tuỳ nơi — có nơi dài hơn liên bang |
| Thuế payroll | Thời hạn riêng; chưa nộp tờ khai thì kéo dài thêm |
"Cố ý" không đòi hỏi ác ý. Nó thường có nghĩa là chủ biết, hoặc bất chấp không thèm quan tâm, chuyện mình có vi phạm hay không. Kế toán đã nói thợ nên để W2 mà vẫn tiếp tục để 1099 chính là loại tình tiết dẫn tới kết luận cố ý.
Không có một mốc nào mà sau đó mọi rủi ro đóng lại. Mỗi loại khiếu nại chạy đồng hồ riêng.
Mấy vụ này thật ra bắt đầu ra sao
Gần như không bao giờ do kiểm tra ngẫu nhiên. Gần như luôn bắt đầu từ một người:
- Hoá đơn thuế. Thợ nhận 1099, phải đóng self-employment tax gánh cả hai phần Social Security và Medicare — khoảng 15.3% — cộng thuế thu nhập, mà chưa bị trừ đồng nào. Trả không nổi. Đi giải quyết chuyện đó thì câu hỏi xếp loại lên bàn IRS.
- Tiền thất nghiệp. Thợ nghỉ, đi xin tiền thất nghiệp. Được báo là không có lương nào được khai vì chưa ai báo họ là nhân viên. Sở tiểu bang điều tra, và cuộc điều tra đó về tới tiệm.
- Tai nạn. Thợ bị thương tại bàn. Không có bảo hiểm vì không phải nhân viên. Chuyện đó phải giải quyết ở đâu đó, và chỗ đó sẽ hỏi tại sao không có bảo hiểm.
- Nghỉ việc không vui. Thợ nghỉ trong bực bội rồi nộp đơn khiếu nại lương.
Chỗ quan trọng: vụ bắt đầu từ một thợ thường không dừng ở đó. Nếu một thợ bị xếp lại thành nhân viên, cơ quan nhà nước thường hỏi luôn mấy người cùng vị trí có bị đối xử y vậy không. Một đơn khiếu nại thành ra đánh giá cả tiệm.
Đây cũng là lý do tính nhất quán quan trọng tới vậy. Để thợ này W2 thợ kia 1099 trong khi làm y hệt nhau thì rất khó cãi, mà còn làm mất luôn mấy lý lẽ bảo vệ có thể dùng được.
Ước chừng quy mô
Con số chính xác tuỳ hoàn toàn vào vụ việc và tiểu bang, nên coi đây là minh hoạ chứ không phải ước tính. Nhưng thử hình dung tiệm sáu thợ trong hai năm:
- Phần FICA chủ chưa đóng trên toàn bộ số lương đó
- Mỗi tuần nào thợ ăn chia rớt dưới lương tối thiểu — tính theo từng thợ, từng tuần
- Mỗi tuần quá 40 tiếng mà không trả gấp rưỡi — không có sổ giờ để phản bác con số thợ đưa ra
- Có khả năng nhân đôi qua tiền phạt bồi thường
- Cộng tiền lãi, cộng phạt tiểu bang có thể tính theo từng thợ từng kỳ lương
Điều đáng chú ý là mấy khoản này nhân lên chứ không phải cộng vào. Sáu thợ nhân hai năm số tuần nhân khả năng gấp đôi — đó là cách một chuyện tưởng như giấy tờ biến thành chuyện sống còn của tiệm.
Cái gì thật sự giúp được
Sổ sách. Đây là thứ hữu ích nhất, và nó giúp bất kể chuyện xếp loại kết luận ra sao. Thợ khai làm 55 tiếng một tuần suốt hai năm mà tiệm không có sổ gì thì con số của họ thường được chấp nhận. Có giấy tờ ghi giờ làm và thu nhập theo tuần thì cuộc nói chuyện xoay quanh dữ kiện chứ không phải lời khai.
Nhất quán. Cùng vị trí thì đối xử như nhau.
Làm theo lời khuyên. Người chuyên môn đã nói có vấn đề, thì khoảng thời gian sau lời khuyên đó chính là chỗ sinh ra kết luận "cố ý".
Hỏi trước khi làm. Có chương trình liên bang cho tự nguyện chuyển thợ qua nhân viên với trách nhiệm nhẹ hơn, điều kiện khá chặt. Cũng có những cách chuyển đổi khiến mấy kỳ trước trông tệ hơn. Cái nào ra cái nào thì không nên đoán.
Kết
Phần thuế là phần chủ tiệm lường trước. Phần lương — lương tối thiểu tính theo từng tuần, overtime chưa trả, và tiền phạt có thể gấp đôi — thường lớn hơn, và đó mới là phần biến chuyện sổ sách thành chuyện mất tiệm.
Nếu tiệm đang để 1099 vì cả ngành làm vậy, thì "cả ngành làm vậy" không phải lý lẽ bào chữa. Bắt đầu từ trả thợ nail 1099 được không? để hiểu chuyện xếp loại được quyết định ra sao, và thợ thuê ghế là nhân viên hay nhà thầu? nếu tiệm đang dựa vào hình thức thuê ghế.
Rồi giữ sổ sách cho thật. Chia lương thợ của SupaDay ghi thu nhập theo từng thợ, từng dịch vụ, từng ngày, còn báo cáo doanh thu gom lại thành bản kế toán làm việc được. Xem thử →
