Trả Thợ Nail 1099 Được Không? Luật Nói Sao

Đây là chuyện hiểu lầm tốn tiền nhất trong ngành nail. Nhiều tiệm để 1099 vì tiệm bên cạnh làm vậy, ký giấy xong thấy yên tâm rồi. Nhưng nó chưa yên đâu. Người ta xét dựa trên thực tế, mà thực tế thì giấy tờ không che được.

Bài này giải thích luật hoạt động ra sao, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Trường hợp mỗi tiệm mỗi khác. Trước khi đổi cách để thợ, nói chuyện với kế toán hoặc luật sư lao động rành tiểu bang của bạn.

Ai quyết định chuyện này?

Không phải bạn. Không phải thợ. Không phải tờ giấy hai bên ký.

Người quyết định là cơ quan nhà nước khi họ nhìn vào cách tiệm bạn thật sự chạy. Và có tới hai bài test khác nhau, của hai cơ quan khác nhau — bạn có thể qua được cái này mà rớt cái kia.

IRS xét về thuế. Họ nhìn ba nhóm:

• Kiểm soát công việc — tiệm có chỉ đạo thợ làm gì và làm sao không? Sắp giờ, bắt theo quy trình, bắt họp, bắt mặc đồng phục.
• Kiểm soát tài chính — ai lo phần kinh doanh? Ai mua đồ, ai đặt giá, ai chịu lỗ ngày ế, thợ có được hoàn tiền chi phí không.
• Bản chất quan hệ — có hợp đồng không, có phúc lợi không, làm lâu dài hay theo dự án, và công việc đó có phải là phần cốt lõi của tiệm không.

Bộ Lao Động xét về lương. Cái này quản lương tối thiểu và overtime. Câu hỏi cốt lõi: thợ đang tự làm chủ việc của mình, hay đang sống phụ thuộc vào tiệm? Toà nhìn vào chuyện thợ có cơ hội lời lỗ do quyết định của chính mình không, mỗi bên bỏ vốn bao nhiêu, quan hệ lâu dài cỡ nào, tiệm kiểm soát tới đâu, công việc đó cốt lõi cỡ nào với tiệm, và thợ mang lại tay nghề với sáng kiến riêng ra sao.

Điều luật cụ thể của Bộ Lao Động đã bị viết đi viết lại qua mấy đời chính quyền và còn đang bị kiện, nên chữ nghĩa chính xác thì hỏi người chuyên môn. Nhưng mấy yếu tố nền tảng ở trên thì đã ổn định trong án lệ mấy chục năm rồi.

Chỗ này quan trọng: thợ có thể được tính là nhà thầu về mặt thuế mà vẫn là nhân viên về mặt lương. Hai rủi ro riêng biệt.

Dấu hiệu thợ của bạn thật ra là nhân viên

Nhìn thẳng vào tiệm mình. Càng đúng nhiều dòng dưới đây, để 1099 càng yếu:

• Tiệm quyết định thợ làm giờ nào, hoặc bắt có mặt ngày nào
• Tiệm đặt giá từng dịch vụ — thợ không được lấy $50 nếu bảng giá ghi $45
• Tiệm mua sơn, bột, dũa, đồ nghề
• Bàn, đèn, ghế pedicure là của tiệm
• Khách walk-in do tiệm chia turn — thợ không tự kiếm, không tự chọn
• Thợ không được mang khách đi tiệm khác, hoặc bị hiểu ngầm là không được làm chỗ khác
• Làm dài hạn, không có thời hạn kết thúc
• Thợ không có business license riêng, không có EIN, không có bảo hiểm riêng
• Thợ không chịu rủi ro tài chính gì — tuần ế thì kiếm ít hơn thôi, chứ không mất tiền

Dòng thứ năm đáng chú ý nhất, vì ít ai để ý. Chia turn là một dấu hiệu kiểm soát. Nhà thầu độc lập thật sự thì phục vụ khách của chính họ. Còn nếu tiệm đang quyết định ai nhận khách kế tiếp, thì tiệm đang chỉ đạo công việc và cung cấp luôn nguồn khách.

Còn cái yếu tố "cốt lõi với tiệm" thì gần như hết đường cãi. Tiệm nail sống bằng nghề làm nail. Người làm nail không phải phụ trợ — họ chính là cái tiệm. Yếu tố này nghiêng về phía nhân viên trong gần như mọi khuôn khổ luật.

Thuê ghế thật sự trông ra sao

Thuê ghế là hình thức hợp pháp và có thật. Chỉ cần nó phải thật:

Dấu hiệu rõ nhất là ai chịu lỗ. Thợ thuê ghế mà tuần đó ế thì vẫn phải trả tiền ghế — đó là rủi ro tài chính thật, và rủi ro thật chính là dấu hiệu của người tự làm chủ. Còn thợ ăn chia mà tuần ế thì chỉ kiếm ít hơn. Không bao giờ mất tiền. Đó là dạng nhân viên.

Ghi "thuê ghế" trên giấy trong khi thực tế là ăn chia phần trăm thì không đổi được gì hết.

"Thợ tự xin 1099 mà"

Câu này nghe hoài, và nó không cứu được ai.

Chuyện xếp loại do bản chất công việc quyết định, không do hai bên thoả thuận. Thợ ký giấy nhận là nhà thầu, xin bằng văn bản, thật lòng muốn vậy — chủ vẫn chịu trách nhiệm nếu thực tế là quan hệ nhân viên. Không bên nào ký giấy để thoát khỏi luật lương được, vì luật đó bảo vệ người lao động bất kể họ đồng ý gì.

Cũng nên hiểu tại sao thợ hay xin. Để 1099 thì không bị trừ thuế, cầm check thấy dày hơn. Nhưng cái theo sau thường là hoá đơn thuế mà thợ không ngờ tới, trong đó có self-employment tax — thợ gánh cả hai phần Social Security và Medicare, khoảng 15.3%, thay vì chia đôi với chủ. Tới lúc hoá đơn đó về mà thợ không trả nổi, thì đơn khiếu nại từ đó chính là cách phổ biến nhất khiến cơ quan nhà nước biết tới tiệm.

Vài tiểu bang khắt khe hơn nhiều

Luật liên bang chỉ là mức sàn. Mấy tiểu bang áp dụng ABC test, khó qua hơn nhiều. Theo ABC test, thợ mặc nhiên là nhân viên trừ khi tiệm chứng minh được cả ba:

• A — thợ tự do, không bị chỉ đạo trong lúc làm việc
• B — công việc đó nằm ngoài ngành nghề chính của tiệm
• C — thợ đang thật sự hành nghề độc lập cùng ngành

Nhìn kỹ chữ B. Ngành nghề chính của tiệm nail là làm nail. Thợ nail làm nail tại tiệm nail thì đương nhiên nằm trong ngành nghề chính. Ở tiểu bang dùng ABC test, riêng chữ B này gần như không cách nào qua được với thợ đang làm — nghĩa là thợ không phải người thuê ghế thật thì gần như chắc chắn là nhân viên.

California, Massachusetts, và New Jersey dùng ABC test hoặc biến thể. Vài tiểu bang khác cũng dùng cho một số mục đích như bảo hiểm thất nghiệp. Ngành nail bị để ý khá nhiều ở mấy nơi này. Nếu tiệm bạn ở đó, thì luật liên bang không phải cái quyết định số phận tiệm bạn.

Sai thì tốn bao nhiêu

Tiền phạt đến từ nhiều hướng cùng lúc:

• Truy thu thuế payroll — phần Social Security và Medicare chủ đáng lẽ phải đóng, cộng phần đáng lẽ phải khấu trừ
• Lương tối thiểu và overtime chưa trả — theo FLSA thường truy ngược 2 năm, 3 năm nếu bị xác định cố ý. Kiểu trả thuần ăn chia rất hay rớt chuẩn lương tối thiểu vào tuần ế, vì mức sàn tính theo từng tuần làm việc chứ không tính trung bình cả tháng.
• Tiền bồi thường phạt — có thể gấp đôi số lương thiếu
• Tiền lãi và tiền phạt
• Phạt của tiểu bang — thường nặng hơn liên bang, có nơi phạt theo từng thợ từng kỳ lương
• Bảo hiểm tai nạn lao động — "nhà thầu" không có bảo hiểm mà bị thương thì tiệm có thể lãnh thẳng

Có một điều khoản bảo vệ liên bang, hay gọi là Section 530, có thể che chắn chủ khỏi một phần trách nhiệm thuế nếu chủ có cơ sở hợp lý để xếp loại như vậy, đã nộp đủ 1099, và đối xử nhất quán với mọi thợ cùng vị trí. Nó hẹp hơn nhiều người tưởng, không che phần khiếu nại về lương, và điều kiện nhất quán là thật. Nên hỏi kế toán về nó, chứ đừng coi nó là kế hoạch.

Giờ nên làm gì

1. Nhìn thực tế, đừng nhìn giấy tờ. Rà lại danh sách phía trên cho thật. Nếu đa số đúng với tiệm mình, thì vị thế 1099 yếu hơn bạn tưởng nhiều.
2. Nhất quán. Để thợ này W2, thợ kia 1099 trong khi làm y hệt nhau thì rất khó cãi, và làm mất luôn cơ hội dùng Section 530.
3. Giữ giấy tờ đàng hoàng. Giờ làm, dịch vụ đã làm, từng người kiếm bao nhiêu, tiền tip khai bao nhiêu. Cái này cần cho mọi kiểu xếp loại — và nếu có khiếu nại về lương, thì giấy tờ của tiệm chính là thứ trả lời.
4. Muốn chuyển thợ qua W2 thì nhờ người rành sắp xếp. Xử lý mấy kỳ trước đó ra sao là câu hỏi thật, hậu quả thật. Đừng tự mò.
5. Hỏi riêng về tiểu bang của mình. Ở tiểu bang ABC test thì đó mới là luật quyết định.

Dù kết luận thế nào, cái gốc vẫn là giấy tờ. Chia lương thợ của SupaDay ghi lại từng thợ kiếm bao nhiêu theo từng dịch vụ từng ngày, báo cáo doanh thu gom lại thành bản đưa thẳng cho kế toán hay dịch vụ payroll, còn nhật ký thay đổi lưu lại ai sửa gì lúc nào. Mấy cái đó không quyết định chuyện xếp loại giùm bạn — nhưng khi có người hỏi tuần đó thợ kiếm bao nhiêu, trả lời được ngay vẫn hơn ngồi nhớ lại.

Coi kỹ từng phần

• Thợ thuê ghế là nhân viên hay nhà thầu? — ranh giới giữa thuê ghế thật và ăn chia đổi tên
• Để thợ nail sai loại thì bị phạt bao nhiêu? — rủi ro thật sự chồng lên ra sao

Kết

Ngành nail bị để ý riêng về chuyện này, và cái thói quen chung là để hết thợ 1099 thường không đứng vững nếu xét trên thực tế. Tiệm giữ giờ giấc, giữ giá, mua đồ nghề, và chia turn khách. Trong hầu hết khuôn khổ luật, đó là quan hệ nhân viên, ký giấy gì cũng vậy.

Nếu bạn đang để 1099 chỉ vì ai cũng làm vậy, thì đó là chuyện nên ngồi nói với kế toán — trước khi phải ngồi nói với người đi kiểm tra. Xem SupaDay ghi thu nhập từng thợ ra sao →