Khi chỉ có một tiệm, chủ tiệm chính là hệ thống. Thấy thợ nào đi trễ, đứng ra giải quyết khi thợ cãi nhau, để ý khi hàng sắp hết. Đến khi mở tiệm thứ hai, không ai có thể có mặt ở hai nơi cùng lúc — và mọi việc trước đây chủ tiệm tự nhớ, tự canh đều phải trở thành quy định, báo cáo, hoặc giao cho một người cụ thể.
Bài viết này đi qua từng việc cần sắp xếp để tiệm thứ hai mang lại thêm lợi nhuận, thay vì mang lại thêm rắc rối.
Mở tiệm thứ hai thì những gì thay đổi
Có ba thay đổi xảy ra cùng một lúc:
- Chủ tiệm không còn đứng quầy được nữa, ít nhất là không ở cả hai tiệm. Những việc trước đây dựa vào việc chủ để mắt tới — chia turn, giảm giá, ai được sửa lịch — cần có quy định và có người thực hiện.
- Mọi quyết định nhân đôi. Giá cả, dịch vụ, quy định huỷ hẹn, tuyển thợ. Chủ tiệm cần quyết định điều gì giống nhau ở mọi tiệm, điều gì được phép khác.
- Thợ bắt đầu làm qua lại giữa các tiệm. Một thợ phụ tiệm mới vào thứ Bảy, một quản lý chia tuần ra hai nơi. Cách này tiết kiệm nhân sự, nhưng cũng là nơi dễ sai sót nhất về lịch và lương.
Các phần dưới đây giải quyết lần lượt từng chuyện.
Một tài khoản hay mỗi tiệm một tài khoản?
Quyết định đầu tiên là cách thiết lập phần mềm. Nhiều chủ tiệm mở tiệm thứ hai bằng cách tạo thêm một tài khoản mới. Cách này dùng được, nhưng sẽ gặp giới hạn:
| Mỗi tiệm một tài khoản | Một tài khoản cho nhiều tiệm |
|---|---|
| Mỗi tiệm một tên đăng nhập, một mật khẩu | Một lần đăng nhập, chuyển tiệm chỉ bằng một lần bấm |
| Mỗi tiệm một hoá đơn | Một hoá đơn chung |
| Thợ làm ở hai tiệm phải có hai tài khoản | Một thợ, được thêm vào cả hai tiệm |
| Báo cáo nằm ở nhiều nơi khác nhau | Báo cáo của từng tiệm nằm chung một chỗ |
Với SupaDay, tất cả các tiệm chạy trong một tài khoản ở gói Business, không tính phí theo từng tiệm. Mỗi tiệm vẫn có lịch hẹn, danh sách thợ, dịch vụ, khách hàng, cài đặt và trang đặt hẹn riêng, nên dữ liệu của tiệm này không lẫn sang tiệm kia.
Một điểm cần lưu ý: vì mỗi tiệm có danh sách khách riêng, khách quen đi cả hai tiệm sẽ có hồ sơ ở cả hai nơi. Với đa số chủ tiệm, đây là điểm tốt vì danh sách của từng tiệm luôn gọn gàng — chỉ cần báo trước cho quầy tiếp tân biết.
Thợ làm ở nhiều tiệm thì quản lý thế nào?
Mỗi thợ làm ở nhiều tiệm nên có lịch riêng cho từng tiệm, giờ làm không trùng nhau. Vai trò và mức chia lương được đặt riêng theo từng tiệm, chọn một tiệm làm nơi quản lý chính, và cộng giờ làm ở tất cả các tiệm trước khi tính lương.
Đó là toàn bộ câu trả lời. Dưới đây là lý do của từng phần:
Giờ làm riêng cho từng tiệm, không bao giờ trùng nhau. Lỗi thường gặp nhất với thợ làm nhiều tiệm là bị đặt hẹn trùng giờ: khách đặt chị Hằng lúc 2 giờ ở tiệm trung tâm, trong khi chị đã có khách lúc 2 giờ ở tiệm kia. Cách tránh nằm ngay trong lịch làm việc. Trong SupaDay, giờ làm của thợ được đặt riêng cho từng tiệm — chị Hằng có thể làm thứ Hai ở tiệm trung tâm và thứ Bảy ở tiệm mới — và khách chỉ đặt được chị ở tiệm nào trong đúng giờ chị làm ở tiệm đó. Chỉ cần giờ làm ở hai tiệm không trùng nhau là chị sẽ không bị xếp khách ở hai nơi cùng lúc.
Vai trò khác nhau ở từng tiệm. Thợ giỏi nhất có thể là quản lý ở tiệm mới nhưng chỉ là thợ bình thường ở tiệm cũ. SupaDay cho phép đặt vai trò riêng theo từng tiệm, nên quyền quản lý chỉ áp dụng ở đúng tiệm người đó phụ trách.
Mức chia lương khác nhau ở từng tiệm. Nhiều chủ tiệm trả chia lương cao hơn ở tiệm mới để thu hút thợ, hoặc đặt mức khác nhau vì giá dịch vụ khác nhau. Cùng một thợ có thể có mức chia lương riêng ở mỗi tiệm — chi tiết ở phần tiếp theo.
Một tiệm làm nơi quản lý chính. Chọn một tiệm để thợ gửi yêu cầu xin nghỉ và được đánh giá. Nếu không, mỗi quản lý đều nghĩ người kia đã duyệt rồi.
Chia turn theo từng tiệm. Nếu các tiệm nhận khách walk-in, mỗi tiệm có vòng turn riêng. Thợ làm ở tiệm nào trong ngày thì vào vòng turn của tiệm đó — xem thêm cách chia turn cho tiệm nail.
Chia lương và tính lương giữa các tiệm
Mức chia lương có thể khác theo từng tiệm. Một thợ có thể được chia 45% ở tiệm trung tâm và 50% ở tiệm mới. Trong SupaDay, chia lương thợ được thiết lập riêng ở từng tiệm — phần trăm dịch vụ, phần trăm bán sản phẩm, lương giờ, và mức riêng cho từng dịch vụ — nên hệ thống tự áp đúng mức tuỳ theo thợ làm dịch vụ ở tiệm nào.
Tiền tip thuộc về tiệm nơi khách để lại. Ghi nhận và báo cáo ở đúng tiệm đó.
Tính lương phải cộng các tiệm lại. Đây là chỗ nhiều chủ tiệm bỏ sót. SupaDay báo cáo riêng từng tiệm, nên với thợ làm nhiều tiệm, cần cộng số liệu của thợ ở từng tiệm trước khi trả lương.
Overtime được tính trên tổng giờ ở tất cả các tiệm. Theo luật lương liên bang, giờ làm cho cùng một chủ nói chung được cộng lại trong tuần, bất kể làm ở tiệm nào.
| Tiệm | Giờ làm trong tuần |
|---|---|
| Tiệm trung tâm | 25 |
| Tiệm mới | 20 |
| Tổng | 45 — 5 tiếng overtime |
Báo cáo của riêng từng tiệm không cho thấy overtime. Chỉ khi cộng lại mới thấy. Đứng tên mỗi tiệm bằng một LLC riêng cũng không tự động thay đổi điều này — các tiệm có chung chủ và chung quản lý thường được xem là cùng một chủ lao động. Hãy hỏi kế toán hoặc luật sư lao động về trường hợp cụ thể của mình, và nếu đang trả thợ theo chia lương, nên đọc thêm để thợ nail sai loại thì bị phạt bao nhiêu để hiểu cách tính overtime và lương tối thiểu.
Giữ giá cả, dịch vụ và quy định thống nhất — có chủ đích
Nên quyết định ngay từ đầu điều gì giống nhau ở mọi tiệm và điều gì được phép khác:
| Giống nhau ở mọi tiệm | Có thể khác theo từng tiệm |
|---|---|
| Tên dịch vụ và nội dung của từng dịch vụ | Giá (khu vực khác, tiền mặt bằng khác) |
| Quy định huỷ hẹn và khách không đến | Giờ mở cửa |
| Cách chia turn và xử lý khách request | Dịch vụ được cung cấp |
| Thương hiệu và cách phục vụ khách | Thợ và mức chia lương |
Trong SupaDay, mỗi tiệm có bảng dịch vụ và giá riêng, nên bộ gel $65 ở tiệm trung tâm có thể là $55 ở tiệm ngoại ô mà không cần làm gì phức tạp. Cột "giống nhau ở mọi tiệm" nên được ghi thành một tài liệu quy định chung, để quản lý ở mỗi tiệm áp dụng cùng một bộ luật.
Theo dõi tình hình từng tiệm như thế nào?
Mỗi tuần, xem các con số của từng tiệm đặt cạnh nhau — và lần nào cũng xem cùng những con số đó. Xu hướng qua nhiều tuần quan trọng hơn con số của một tuần riêng lẻ.
| Con số | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Doanh thu | Con số chính, nhưng chưa đủ nếu chỉ nhìn riêng |
| Doanh thu trên mỗi thợ | Cho biết tiệm đông khách thật hay chỉ vì nhiều thợ |
| Tiền tip | Phản ánh phần nào mức độ hài lòng của khách |
| Tỷ lệ khách đặt lại | Khách có quay lại tiệm này hay không |
| Khách không đến | Thường là dấu hiệu tiệm đó có vấn đề về nhắc hẹn hoặc quy định |
Báo cáo doanh thu của SupaDay cho thấy doanh thu, tiền tip và hiệu suất của thợ ở từng tiệm. Báo cáo được tính riêng theo tiệm — chuyển tiệm là số liệu cập nhật ngay — nên có thể so sánh các tiệm với nhau mà không cần gộp bảng tính.
Mỗi tiệm cần một người quản lý
Công việc của chủ tiệm chuyển từ điều hành một tiệm sang điều hành những người điều hành tiệm. Mỗi tiệm cần một người chịu trách nhiệm cho hoạt động hằng ngày:
- Quản lý phụ trách: mở và đóng cửa, quầy tiếp tân, lịch làm việc, vòng turn khách walk-in, và xử lý phàn nàn của khách trước tiên.
- Chủ tiệm giữ lại: định giá, tuyển và cho nghỉ việc, mức chia lương, và xem số liệu hằng tuần.
Hãy trao cho người đó quyền thật sự trên phần mềm, không chỉ là chức danh. Trong SupaDay, có thể đặt một người làm quản lý ở tiệm này và làm thợ bình thường ở tiệm kia, để quyền hạn khớp với công việc thực tế của họ.
Phần mềm quản lý nhiều tiệm cần có gì
Dù dùng phần mềm nào, nên kiểm tra theo danh sách dưới đây trước khi mở tiệm thứ hai:
- Một lần đăng nhập cho tất cả các tiệm, chuyển tiệm chỉ bằng một lần bấm
- Thợ làm được ở nhiều tiệm, với giờ làm, vai trò và mức lương khác nhau ở từng tiệm
- Mức chia lương đặt riêng theo từng tiệm
- Trang đặt hẹn riêng cho từng tiệm, để khách đặt đúng tiệm
- Báo cáo riêng cho từng tiệm
- Không tính phí theo từng tiệm — có phần mềm tính tiền theo mỗi tiệm mỗi tháng, mở càng nhiều tiệm càng tốn. Ví dụ Square Appointments tính $49 hoặc $149 cho mỗi tiệm.
Gói Business của SupaDay đáp ứng tất cả: không giới hạn số tiệm trong một tài khoản, $22 mỗi thợ mỗi tháng và tối đa $149 mỗi tháng, dù mở thêm bao nhiêu tiệm. Mỗi tiệm còn có trang đặt hẹn online và mã QR check-in riêng.
Kết
Tiệm thứ hai vận hành tốt khi những việc trước đây chủ tiệm làm bằng cách có mặt trở thành hệ thống: một tài khoản, mỗi tiệm một quản lý, quy định được ghi rõ, số liệu xem hằng tuần, và cách sắp xếp rõ ràng cho thợ làm nhiều tiệm — giờ riêng, mức lương riêng, và giờ làm được cộng lại trước khi tính lương.
Chuẩn bị xong những việc này trước khi khai trương, tiệm thứ hai sẽ chạy được mà không cần chủ tiệm lúc nào cũng phải có mặt. Xem SupaDay quản lý nhiều tiệm như thế nào →
