Cách Chấp Nhận Hoặc Từ Chối Hẹn Người Khác Book Cho Mình

Có tiệm cho thợ book khách giùm nhau, nhưng muốn người làm dịch vụ đồng ý trước đã. Khi có bước duyệt, cái hẹn đồng nghiệp book cho anh chị sẽ đợi tới khi anh chị nhận. Vậy là không ai tự nhiên thấy khách lạ chen vào cột của mình.

Khi nào cần duyệt

Chuyện có cần duyệt hay không tùy vào mức Booking Access của từng người:

Booking Access	Book khách cho đồng nghiệp
Manage Entire Team Calendars	Được, nhưng người được book phải chấp nhận trước.
Full Team Calendar Control	Được, không cần ai duyệt.
View Entire Team Calendars, Manage Their Own Calendar, View Their Own Calendar, No Access	Không book cho đồng nghiệp được.

Chủ tiệm và manager lúc nào cũng có toàn quyền đặt lịch, nên hẹn do họ tạo không bao giờ phải chờ duyệt.

Để đổi mức quyền của một người:

Mở Team và chọn Staff.
Bấm nút sửa (hình cây bút) trên người đó.
Trong Edit Membership, chọn mức ở Booking Access.
Bấm Update.

Xem thêm về vai trò trong bài Cách phân quyền cho nhân viên.

Đồng nghiệp book cho mình thì chuyện gì xảy ra

Khi một thợ có quyền Manage Entire Team Calendars chọn anh chị làm thợ cho cái hẹn, form đặt hẹn sẽ hiện dòng: "Pending — the assigned provider must confirm or decline."

Sau khi họ lưu:

Cái hẹn nằm trong cột của anh chị với nhãn Pending confirmation.
Trạng thái để là Pending cho tới khi anh chị trả lời.
Nếu họ dời một cái hẹn của anh chị, hoặc sửa một cái hẹn họ đã book cho anh chị, cũng phải chờ duyệt y như vậy.

Tìm các hẹn đang chờ mình duyệt

Mở Calendar.
Bấm cái chuông ở phía trên. Trên máy tính, chuông nằm cạnh các nút Day, Week và Month. Trên điện thoại, chuông nằm cạnh nút chọn cách xem. Con số trên chuông cho biết có bao nhiêu hẹn đang chờ.
Ở mục Awaiting provider confirmation, bấm vào cái hẹn để mở.

Muốn xem tất cả thành một danh sách, bấm View all pending. Trang Booking History sẽ mở ra, lọc sẵn theo Awaiting confirmation.

Trong Booking History, chọn Status là Awaiting confirmation để xem mọi hẹn còn chờ duyệt.

Chấp nhận hoặc từ chối

Mở cái hẹn ra. Thanh màu vàng ghi ai đã book ("Requested by" kèm tên), và nếu là sửa hẹn thì ghi luôn họ đã đổi gì.

Bấm Accept để nhận khách. Cái hẹn chuyển sang Confirmed.
Hoặc bấm Decline, ghi lý do vào ô "Add an optional note…" nếu muốn, rồi bấm Submit Decline. Cái hẹn chuyển sang Cancelled.

Sau đó cái hẹn ghi rõ ai đã trả lời và trả lời là nhận hay từ chối, để người book biết kết quả.

Tip: Chủ tiệm và manager có thể chấp nhận hoặc từ chối thay cho thợ. Cách này tiện khi thợ đang nghỉ mà cái hẹn cần có câu trả lời ngay trong ngày.

Hỏi đáp

Câu hỏi thường gặp

Tại sao tôi không đổi được trạng thái của một cái hẹn trong cột của mình?

Cái hẹn đó đang chờ xác nhận. Khi hẹn còn ghi Pending confirmation, trạng thái bị khóa với mọi người, trừ thợ được giao, chủ tiệm và manager. Anh chị chấp nhận hoặc từ chối trước đã.

Tôi từ chối thì cái hẹn ra sao?

Cái hẹn chuyển sang Cancelled và vẫn nằm trong Booking History kèm ghi chú của anh chị, để người đã book biết lý do.

Tại sao chuông duyệt hẹn không có gì?

Chuông nằm ở đầu trang Calendar. Không có con số nghĩa là không có hẹn nào đang chờ anh chị. Chỉ những hẹn do đồng nghiệp có quyền Manage Entire Team Calendars tạo mới cần duyệt.

Có bỏ bước duyệt cho riêng một thợ được không?

Được. Đổi Booking Access của thợ đó sang Full Team Calendar Control, hẹn họ book cho đồng nghiệp sẽ không cần duyệt nữa. Nếu không muốn họ book cho người khác luôn thì chọn mức thấp hơn.