Cách Thêm và Sửa Hồ Sơ Khách Trong SupaDay

Mỗi khách có một hồ sơ riêng: thông tin liên lạc, những ghi chú của tiệm về khách, và cài đặt tin nhắn của khách. Khách book online thì SupaDay tự tạo hồ sơ. Những khách khác anh chị tự thêm, và giữ thông tin của mọi người luôn đúng.

Tìm một khách

Bấm Customers trên menu phía trên. Manager và admin xem được trang này.

1. Gõ tên, email hoặc số điện thoại vào ô tìm kiếm.
2. Bấm Search. Bấm Clear để hiện lại tất cả.
3. Dùng bộ lọc bên cạnh để xem All, Active, Inactive hoặc Deleted.

Mỗi dòng hiện thông tin liên lạc, trạng thái của khách, và khách đang bật Email hay SMS.

Thêm khách mới

Khách book trên trang đặt lịch của tiệm được thêm tự động. Với khách gọi điện book, hay khách quen chưa bao giờ book online, anh chị thêm tay:

1. Mở Calendar và bấm nút +.
2. Chọn Add Customer.
3. Nhập Customer name, Email và Phone.
4. Thêm ghi chú ở Notes nếu có.
5. Ở mục Notifications, chọn Email notifications và SMS notifications.
6. Bấm Create Customer.

Trong lúc anh chị gõ tên, SupaDay dò xem đã có khách nào khớp với tên đó chưa, và liệt kê ở dòng These customers already exist in your team:. Nhờ vậy một khách không bị tạo thành hai hồ sơ.

Sửa thông tin khách

1. Trong Customers, bấm vào dòng của khách hoặc nút Edit.
2. Bảng Edit Customer mở ra ở bên phải.
3. Sửa Name, Email, Phone hoặc Notes.
4. Bấm Save.

Email dùng để gửi xác nhận lịch hẹn, còn số điện thoại dùng để gửi text, nên anh chị nhớ cập nhật khi khách đổi.

Ghi chú về khách

Ô Notes dành cho những gì cả tiệm nên biết trước khi khách ngồi xuống ghế: công thức màu tóc, dáng móng khách thích, dị ứng da hay dị ứng sản phẩm, lực massage khách muốn, hoặc khách thích nói chuyện hay thích yên tĩnh.

Ghi chú này nằm trên hồ sơ khách và tách riêng với ghi chú của từng lịch hẹn.

Tip: Ghi phần dị ứng ở ngay đầu ghi chú để không ai bỏ sót.

Đổi cài đặt tin nhắn của khách

Trong bảng Edit Customer, ở mục Preferences:

Xong thì bấm Save.

Anh chị lưu ý mấy nút này không chặn được hết. Có lịch mới thì khách có email vẫn nhận email xác nhận, và khách đã đồng ý nhận text vẫn nhận text xác nhận. Khách muốn ngừng nhận text thì trả lời STOP. Tắt Active (can be booked) cũng không khóa trang đặt lịch, nên khách vẫn tự book online được. Khách nhận những email và text nào được giải thích trong bài text và email lịch hẹn.

Xem các lần khách đã đến

1. Mở Insights và bấm Booking History.
2. Gõ tên hoặc email của khách vào Search Customer.
3. Lọc thêm bằng Status, Service, Provider, From Date và To Date nếu cần.

Xóa hoặc khôi phục khách

Bấm Delete trên dòng của khách rồi xác nhận. Các lịch hẹn cũ của khách vẫn được giữ, và anh chị có thể khôi phục khách sau này.

Để khôi phục:

1. Chuyển bộ lọc sang Deleted.
2. Bấm Restore trên dòng của khách.

Muốn làm cho nhiều khách cùng lúc, đánh dấu ô bên cạnh từng người rồi bấm Delete Selected. Khi đang ở bộ lọc Deleted, nút đó đổi thành Restore Selected.