Cách Đặt Hẹn Cho Khách Trong SupaDay

Khách gọi điện, nhắn text hay đứng ngay quầy hỏi giờ trống, anh chị chỉ cần vài cái bấm là ghi được hẹn. Cùng một form này còn xử lý được khách làm hai dịch vụ, khách cần thêm giờ, và cả khách hẹn định kỳ.

Mở form đặt hẹn

Anh chị chọn cách nào nhanh hơn:

1. Trên Calendar, bấm vào một ô giờ trống trong cột của thợ. Form mở ra với ngày, giờ và thợ đã điền sẵn.
2. Hoặc bấm nút tròn + ở góc dưới bên phải rồi chọn New Booking.

Form này có tên Create New Booking.

Điền thông tin cái hẹn

1. Gõ tên khách vào ô Customer name. Nếu khách đã có trong danh sách thì chọn luôn; nếu là khách mới thì cứ gõ tiếp và điền Phone (optional).
2. Chọn thợ ở mục Provider.
3. Chọn Service. Mỗi dịch vụ có ghi thời gian làm, ví dụ "45 min".
4. Chọn Date và Time.
5. Chọn Status: Confirmed (mặc định) hoặc Pending.
6. Thêm Customer Notes hoặc Internal Notes nếu cần. Internal Notes chỉ team thấy, và hiện trên ô hẹn trong lịch kèm biểu tượng ổ khóa.
7. Bấm Create Booking.

Nếu cái tên vừa gõ giống một khách đã có, SupaDay sẽ hỏi Use an existing customer? để tránh tạo trùng hồ sơ. Anh chị chọn đúng khách đó, hoặc chọn Save as new customer nếu đây thật sự là người khác.

Kiểm tra giờ có bị trùng không

Trước khi lưu, phần Availability Check giúp anh chị chắc chắn giờ đó còn trống.

1. Bấm Check Conflicts.
2. Giờ còn trống thì sẽ hiện No conflicts detected.
3. Nếu bị trùng, anh chị sẽ thấy Booking Conflicts Detected cùng mục Suggested alternatives: Next Available Time, Other Times Today và Other Available Providers. Bấm vào gợi ý nào là form dùng gợi ý đó.

Mặc định, thợ vẫn lưu được một cái hẹn đè lên hẹn khác. Nếu anh chị muốn SupaDay chặn luôn chuyện này, vào Settings, phần Booking Settings, bật Prevent booking conflicts for staff.

Khách làm nhiều dịch vụ hoặc nhiều thợ

Có những lần khách làm hai thứ, như cắt và nhuộm, hoặc làm tay và chân với hai thợ cùng lúc.

• Add Service thêm một dịch vụ nữa cho cùng thợ đó, nối tiếp ngay sau dịch vụ đầu.
• Add Provider thêm một thợ khác làm cho cùng khách vào cùng giờ.

Mỗi dòng thêm vào được đánh số Booking 2, Booking 3, và cứ thế, bên dưới ghi thợ, dịch vụ và giờ của dòng đó. Tất cả được lưu chung thành một lần khách đến.

Cho riêng một cái hẹn thời gian khác

Khách này cần nhiều hoặc ít thời gian hơn bình thường? Anh chị bấm Custom duration ngay dưới ngày giờ và chọn thời gian. Thời gian chuẩn của dịch vụ vẫn giữ nguyên cho các khách khác.

Trên lịch, anh chị cũng có thể kéo cạnh dưới của cái hẹn để làm dài ra hoặc ngắn lại.

Sửa một cái hẹn đã có

1. Bấm vào cái hẹn trên lịch để mở Booking Details.
2. Bấm Edit Booking.
3. Đổi khách, thợ, dịch vụ, giờ, trạng thái hoặc ghi chú.
4. Bấm Save Changes.

Khách muốn hẹn đều đặn theo lịch? Trong cùng form này có Repeat booking. Xem bài Cách đặt hẹn lặp lại.

Đổi trạng thái hoặc xóa hẹn

Đổi trạng thái thì không cần mở form sửa. Trong Booking Details, anh chị chọn trạng thái mới trong menu và nó được lưu ngay:

• Pending: chưa xác nhận
• Confirmed: hẹn đã chắc chắn
• Completed: đã làm xong
• Cancelled: khách hủy
• No Show: khách không đến

Muốn xóa hẳn một cái hẹn thì bấm Delete trong Booking Details và xác nhận. Tuy vậy, phần lớn trường hợp anh chị nên chọn Cancelled để cái hẹn vẫn còn trong lịch sử. Chi tiết trong bài Cách hủy và đổi lịch hẹn.

Heads up: Thợ nào được quyền book cho đồng nghiệp nhưng phải chờ duyệt sẽ thấy dòng chữ "Pending" trong form. Người thợ được book phải chấp nhận trước. Xem bài Cách duyệt lịch hẹn đồng nghiệp book cho mình.